外国人社員が辞めたとき、会社は入管に届出が要る？ ―「受入れの終了」の届出とハローワークの関係

外国人社員の退職で出てくる届出は、本人が入管にするもの、会社がハローワークにするもの、会社が入管にするものの3つ。雇用している会社の多くは、入管への「受入れの終了」の届出の対象外です。どれが誰の義務で、いつまでに何をすればよいかを整理します。

外国人の社員が退職すると、「入管に何か届け出ないといけないのでは」と気になる担当者の方は多いと思います。インターネットで調べると「中長期在留者の受入れに関する届出（受入れの終了）」という手続きが出てきて、14日以内と書いてある。慌てて様式を探した、という声もよく聞きます。

ところが、この届出は、外国人を社員として雇っている会社の多くにとっては対象外です。退職のときに本当に押さえるべき届出は別にあります。順番に整理します。

退職で出てくる届出は3つある

外国人社員の退職に関係する届出は、だれが・どこにするかで3つに分かれます。

届出	だれが	どこに	期限	義務か
所属機関に関する届出（契約の終了）	本人	入管	退職から14日以内	義務（罰則あり）
外国人雇用状況の届出（離職）	会社	ハローワーク	下の本文を参照	義務（罰則あり）
中長期在留者の受入れに関する届出（受入れの終了）	会社	入管	退職から14日以内	努力義務（対象の会社のみ）

いちばん大事なのは上の2つです。3つ目は、ハローワークへの届出をしている会社であれば、基本的に出す必要はありません。

本人がする届出：14日以内・義務

「技術・人文知識・国際業務」や「技能」など、会社との契約にもとづいて在留している人は、会社を辞めたら14日以内に、本人が入管へ「契約機関に関する届出」をしなければなりません（入管法第19条の16）。電子届出システムを使えばオンラインで済みます。

これは会社ではなく本人の義務です。ただ、届出を怠ると罰金の対象になるうえ、次の転職先で在留期間の更新や変更を申請するときに、届出が出ていないことを問われることがあります。退職の手続きのときに、会社から「14日以内に入管へ届出をしてください」とひとこと伝えておくと、本人にとっても、次に雇う会社にとっても大きな助けになります。

会社がする届出：ハローワークへの外国人雇用状況の届出

外国人を雇っている会社は、雇い入れたときと離職したときに、ハローワークへ「外国人雇用状況の届出」をする義務があります（労働施策総合推進法第28条）。特別永住者などを除き、在留資格の種類にかかわらず対象です。

雇用保険の被保険者だった社員なら、雇用保険の資格喪失届に在留資格などを記入して出すことで、この届出を兼ねられます。期限は資格喪失届と同じで、離職日の翌日から10日以内です。雇用保険に入っていなかった社員の場合は、外国人雇用状況届出書を、離職した日の属する月の翌月末日までに出します。

この届出を怠ったり、偽ったりすると罰金の対象になります。退職時に会社がまず確実にやるべきなのは、こちらです。

入管への「受入れの終了」の届出は、だれが出すものか

では、冒頭の「中長期在留者の受入れに関する届出」はどういう位置づけなのか。

入管法第19条の17は、一定の就労資格（教授、高度専門職、経営・管理、法律・会計業務、医療、研究、教育、技術・人文知識・国際業務、企業内転勤、介護、興行、技能）を持つ人を受け入れている機関に、受入れの開始と終了を14日以内に届け出るよう求めています。ただし、ハローワークへの外国人雇用状況の届出が義務付けられている機関は、ここから除かれています。

つまり、外国人を「雇用」している会社は、ハローワークへの届出でその役割を果たしているので、入管へ重ねて出す必要はない、という整理です。対象になるのは、雇用契約ではない形で受け入れている場合です。たとえば、外国人を取締役として迎えている会社（「経営・管理」の役員）や、業務委託など雇用以外の契約で受け入れている場合がこれに当たります。

また、この届出は努力義務で、出さなかったことで刑罰を受けることはありません。ただし入管は、届出がない場合、在留期間更新などの審査で事実関係の確認を行うなど慎重に審査することがある、としています。対象になる会社は、出しておくに越したことはありません。届出は電子届出システム、地方入管の窓口、東京入管への郵送のいずれかでできます。

特定技能は別のルール

「特定技能」の外国人を受け入れている会社は、話がまったく変わります。特定技能の受入れ機関には、雇用契約の終了などがあったときに入管へ届け出る「随時届出」が義務付けられていて、怠ると罰則の対象になるほか、その後の受入れに影響します。上で書いた「出さなくてよい」は特定技能には当てはまりません。

退職のときの確認の順番

外国人社員が退職するときは、次の順に確認すると漏れがありません。

まず、在留資格が「特定技能」かどうかを確かめます。特定技能なら、入管への随時届出が必須です。

次に、ハローワークへの届出です。雇用保険に入っていた社員なら資格喪失届（10日以内）、入っていなかった社員なら外国人雇用状況届出書（翌月末日まで）を出します。

そして、本人に「14日以内に入管へ契約機関の届出をすること」を伝えます。可能なら、届出をしたかどうかも確認しておくと安心です。

最後に、その人が雇用ではなく役員や委託の形で受け入れていた人なら、入管への「受入れの終了」の届出（14日以内）を出します。

外国人社員が退職しました。会社は入管に「受入れの終了」の届出を出さないといけませんか？

雇用していた社員で、ハローワークへの外国人雇用状況の届出（雇用保険の資格喪失届で兼ねる場合を含みます）をしているなら、入管への「中長期在留者の受入れに関する届出」は原則として対象外です。ハローワークへの届出を確実に出してください。

外国人の取締役が退任した場合はどうなりますか？

役員は雇用ではないため、ハローワークへの外国人雇用状況の届出の対象になりません。「経営・管理」などの在留資格を持つ役員が退任した場合は、退任から14日以内に入管へ「受入れの終了」の届出を出すのが基本です。

「受入れの終了」の届出を出さないと罰則はありますか？

努力義務なので刑罰はありません。ただし入管は、届出がない場合、その外国人の在留期間更新などの審査を慎重に行うことがあるとしています。

本人が入管への届出をしないまま次の会社に移った場合、どうなりますか？

本人の届出は入管法上の義務で、怠ると罰金の対象になります。また、転職先での更新や変更の申請のときに届出がないことを問われることがあります。気づいた時点で、遅れてでも届け出ることをおすすめします。

特定技能の外国人が退職した場合も同じですか？

いいえ。特定技能の受入れ機関には、雇用契約の終了などを入管へ届け出る随時届出が義務付けられています。必ず期限内に届け出てください。

ご相談は行政書士事務所アンドシードへ

外国人社員の退職や入社にともなう届出、次の勤務先での在留資格の手続きについてのご相談を承っています。どの届出が自社に必要か判断がつかないときは、在留カードと雇用の形（社員か役員か、雇用保険の加入の有無）をお知らせいただければ、必要な手続きをご案内します。

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この記事は、当事務所の記事サイト「外国人雇用と在留資格のノート」にも掲載しています。掲載元：https://lp.andceed.com/ukeire-shuryo-todoke/

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