Privacy Policy（個人情報保護方針）
行政書士事務所アンドシード（以下「当事務所」といいます。）は、入管業務をはじめとする行政手続の代理・書類作成業務を行うにあたり、お客様の個人情報を取り扱います。当事務所は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関係法令及び行政書士法に定める守秘義務を遵守し、以下のとおり個人情報を適正に取り扱います。
1. 事業者の名称及び連絡先
・名称 行政書士事務所アンドシード
・代表者 行政書士 日比 康元（日本行政書士会連合会 登録番号 第16191337号／愛知県行政書士会 会員番号 第5684号）
・所在地 〒466-0064 愛知県名古屋市昭和区鶴舞二丁目7番10号 渡辺第1ビル201号室
・電話・FAX 052-990-3442
・メール hibi.yasumoto@andceed.com
・ウェブサイト https://www.andceed.com/
2. 取得する個人情報
当事務所は、業務の遂行に必要な範囲で、次の個人情報を取得します。
・お名前、ふりがな・ローマ字表記、生年月日、性別、国籍・地域
・住所、電話番号、メールアドレス、メッセージアプリのアカウント名
・在留カード・旅券（パスポート）・運転免許証等の本人確認書類に記載された情報
・在留資格、在留期間、資格外活動許可の有無等の在留に関する情報
・勤務先・所属機関の名称、所在地、職務内容、報酬額その他の雇用条件
・学歴、職歴、資格、実務経験に関する情報
・婚姻関係・家族構成等の身分関係に関する情報
・納税・社会保険の加入状況に関する情報
・当事務所の業務に関するご相談・お問い合わせの内容
・報酬のお支払いに関する情報
これらは、ご本人からご提供いただくほか、ご依頼者である企業・所属機関を通じてご提供いただく場合があります。
3. 利用目的
当事務所は、取得した個人情報を次の目的のために利用します。
1. 出入国在留管理庁への各種在留手続（在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請、永住許可申請等）の取次ぎ・代理及び書類作成
2. 建設業許可、経営事項審査、各種営業許可その他の許認可申請の代理及び書類作成
3. 契約書・議事録その他の権利義務又は事実証明に関する書類の作成
4. ご依頼・お問い合わせへの回答、お見積りの提示、ご面談の日程調整
5. 受任後の進捗のご連絡、必要書類のご案内、結果のご報告
6. 報酬のご請求及び入金管理、法令に基づく帳簿・会計処理
7. 当事務所の業務に関するお知らせ、セミナー・サービスのご案内
8. 当事務所の業務品質の向上及び統計的な分析（個人を特定できない形に加工したうえで行います。）
9. お客様とのやり取りの記録及び通話・面談の録音による、事実関係の確認、トラブルの防止及び対応（第5項をご覧ください。）
当事務所は、あらかじめご本人の同意を得ることなく、上記の利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことはありません。
4. メッセージアプリ（LINE・WhatsApp 等）を通じて受領した情報の取り扱い
当事務所は、お客様の利便性のため、LINE・WhatsApp 等のメッセージングサービスを通じて、ご連絡及び申請書類の授受を行うことがあります。この場合の取り扱いは次のとおりです。
(1) 取得する情報
お客様が当事務所のアカウント宛に送信されたメッセージの本文、画像、PDF等のファイル、及び送信者を識別するための表示名・アカウントIDを取得します。
(2) 保存の方法
受信した画像・ファイルは、ご依頼ごとに整理するため、当事務所が管理する Google Workspace の共有ドライブに自動的に保存されます。保存先は当事務所の担当者のみがアクセスできるよう権限を設定しています。
(3) 利用の範囲
受領した情報は、第3項の利用目的の範囲内でのみ利用します。広告・宣伝の配信、プロファイリング、第三者への販売その他の目的には一切利用しません。
(4) メッセージングサービス提供者による取り扱い
メッセージの送受信そのものは、各サービスの提供者（LINEヤフー株式会社、Meta Platforms, Inc. 等）のシステムを経由します。経由するサービス提供者による情報の取り扱いについては、各社のプライバシーポリシーが適用されます。
(5) 送信に際してのお願い
ご依頼の内容に関係のない個人情報、とりわけ第三者の個人情報を含む資料は送信をお控えください。誤って送信された場合は、お申し出により速やかに削除いたします。
(6) 削除のご請求
メッセージアプリを通じて当事務所が保存した情報の削除をご希望の場合は、第11項の窓口までお申し出ください。法令により保存が義務付けられているものを除き、速やかに削除します。
5. 通話・面談の録音及びやり取りの記録
当事務所は、お客様とのやり取りの内容を正確に確認するため、次のとおり記録及び録音を行うことがあります。
(1) 記録・録音の対象
面談、電話、オンライン会議でのやり取り、並びにメール及びメッセージアプリでのやり取り。通話又は面談は、必要に応じて録音又は録画することがあります。
(2) 利用目的
サービスの品質の向上、お客様とのお約束の内容の確認、トラブルの防止及び発生した場合の事実確認、並びに法令に基づく対応（警察その他の官公署への相談・届出を含みます。）のためにのみ利用します。当事務所の「カスタマーハラスメントに対する基本方針」（https://lp.andceed.com/kasuhara-policy/）に基づく対応のために利用することがあります。
(3) 管理及び保存期間
録音・録画データ及び記録は、第8項の安全管理措置に従い、閲覧できる者を代表者及び担当者に限定して保管します。保存期間は、原則として受任事件の終了から1年間とし、トラブルへの対応に必要な場合はその対応が終わるまで保存したうえで、速やかに消去します。
(4) 第三者への提供
録音・録画データ及び記録は、第6項に定める場合を除き、第三者に提供しません。
6. 第三者への提供
当事務所は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
1. 出入国在留管理庁、都道府県、市区町村、税務署、年金事務所、法務局その他の官公署に対し、ご依頼を受けた申請・届出等の手続のために提出する場合（これはご依頼の目的そのものであり、受任の時点でご同意いただいたものとして取り扱います。）
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
7. 業務委託及び外部サービスの利用
当事務所は、業務の遂行に必要な範囲で、翻訳、通訳、書類の配送、会計処理等を外部に委託することがあります。この場合、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
また、当事務所は業務の効率化のため、次のクラウドサービスを利用しています。これらのサービスのサーバーは日本国外に所在する場合があります。
・Google Workspace（Google LLC／米国）－ メール、カレンダー、ファイルの保管
・Notion（Notion Labs, Inc.／米国）－ 案件の進捗管理
・freee（フリー株式会社／日本）－ 見積・請求・会計
・Wix（Wix.com Ltd.／イスラエル）－ 当ウェブサイトの運営
いずれのサービスについても、当事務所は事業者向けの契約に基づき利用しており、保存した情報が当該事業者によって当事務所の業務目的以外に利用されることはありません。
8. 安全管理措置
当事務所は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じています。
・個人情報を取り扱う担当者を限定し、アクセス権限を設定すること
・端末及びクラウドサービスへのログインに二要素認証を設定すること
・紙媒体の書類を施錠可能な場所に保管すること
・行政書士法第12条及び同法第19条の3に基づく守秘義務を、当事務所の補助者を含む全従業者に徹底すること
9. 保存期間
当事務所は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間保存します。行政書士法施行規則により作成・保存が義務付けられている帳簿及びその関係書類については、関係書類を作成した日から5年間保存します。その他の情報は、受任事件の終了後、上記の期間又は法令に定める期間の経過後、速やかに消去又は廃棄します。
10. 開示、訂正、利用停止等のご請求
ご本人（又はその代理人）からのお申し出により、当事務所が保有する個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求めることができます。第11項の窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認させていただいたうえで、法令に従い遅滞なく対応いたします。
11. お問い合わせ窓口
個人情報の取り扱いに関するご相談・ご請求は、次の窓口で受け付けます。
行政書士事務所アンドシード 個人情報保護管理者
行政書士 日比 康元
〒466-0064 愛知県名古屋市昭和区鶴舞二丁目7番10号 渡辺第1ビル201号室
電話・FAX：052-990-3442
12. Cookie 及びアクセス解析
当ウェブサイトは、サイトの利用状況を把握するために Cookie 及びアクセス解析ツールを使用することがあります。これらにより収集される情報には、個人を特定する情報は含まれません。Cookie の利用は、ブラウザの設定により拒否することができます。
13. 本方針の変更
当事務所は、法令の改正その他の事情により、本方針を変更することがあります。変更後の本方針は、当ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年9月23日
改定日：2026年10月9日